Archives administratives

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Archives administratives

Comme service d'archives de l'État québécois, BAnQ encadre la constitution des archives des ministères, des organismes gouvernementaux et des tribunaux judiciaires, ce qu’on appelle les archives officielles, puis en assurent la conservation et la diffusion.

À BAnQ, ce type d’archives est celui dont la croissance est la plus grande depuis la Loi sur les Archives de 1983. Une recherche dans PISTARD ou une visite dans les centres régionaux d’archives de BAnQ permet de connaître le contenu des archives disponibles. La situation des archives du gouvernement fédéral est similaire, et leur conservation et leur diffusion dépendent de Bibliothèque et Archives Canada.

À cela s’ajoutent les archives des 3 000 organismes décentralisés relevant du gouvernement du Québec, dont la conservation et la mise en valeur leur incombent. Ainsi, les municipalités, les municipalités régionales de comté, les commissions scolaires, les universités, les hôpitaux ou les CLSC, entre autres, conservent eux-mêmes leurs documents.

L’accès aux documents publics est principalement régi par la Loi sur les archives (L.R.Q.,chapitre A-21.1) et par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1). Les documents publics de 100 ans et moins contenant des renseignements personnels sont ainsi fermés à la consultation afin de protéger la vie privée des gens. Il y a cependant certaines exceptions, en particulier pour les archives judiciaires ou pour certains documents d’intérêt public.

Signalons quelques sources d’intérêt pour le généalogiste :

Le Directeur de l’état civil

Outre la tenue des registres de l’état civil, le Directeur de l’état civil gère les demandes de changement de nom et les décisions paraissent dans la Gazette officielle du Québec. La liste des changements de nom accordés et demandés peut être parcourue à l’aide des index disponibles depuis janvier 1996.

Une demande de changement de nom comprend le nom de la personne qui fait la demande, son adresse, le nom actuel et le nom demandé. La demande acceptée comprend ces mêmes éléments en y ajoutant la date de publication, le numéro de la décision et la date de prise d’effet.

La consultation des exemplaires de la Gazette officielle permet de connaître le texte de la décision.

Le Curateur public du Québec

La consultation du registre des biens non réclamés sous administration provisoire du Curateur public du Québec permet de connaître le nom, la ville, la dernière adresse connue, la nature du bien et le nom de l’organisme qui a remis le bien au Curateur.

Les listes électorales

En 1791, l'Acte constitutionnel, qui divise la province de Québec en Bas-Canada et Haut-Canada, introduit également le parlementarisme britannique. En 1792, chaque circonscription possède un seul bureau de scrutin et un officier-rapporteur doit s'assurer de la bonne marche de l'élection. Aucune liste électorale n'existe à cette époque et l'élection se fait en public, au vote ouvert. Ce n'est qu'en 1800 qu'une véritable loi électorale vient définir clairement le déroulement des élections. Dans les cas où plusieurs candidats s’affrontent, l'officier-rapporteur ouvre son registre, le cahier de scrutin ou «poll book», et y inscrit le nom de l'électeur, sa profession, son adresse et le candidat de son choix.

En 1849, la confection de cahiers de scrutin demeure mais, trait marquant de cette nouvelle législation, des dispositions exigent pour la première fois au Québec la confection de listes électorales. Les secrétaires-trésoriers des municipalités doivent dresser des listes alphabétiques des électeurs, en partant du rôle d'évaluation.

La loi électorale provinciale de 1875, qui jette les bases des campagnes électorales modernes, ne change guère le processus de confection des listes électorales, mais introduit le scrutin secret déjà en vigueur en Angleterre depuis 1873 et au gouvernement fédéral depuis 1874. C'est la fin des cahiers de scrutin.

Malheureusement, les listes électorales pour les élections provinciales québécoises ont été détruites pour les années allant de 1945 à 1966 et semblent perdues pour la période antérieure. Il est probable que plusieurs de ces listes pourraient être retracées dans les archives municipales. À partir de 1966, elles ne sont accessibles qu'à certaines conditions auprès du Directeur général des élections du Québec.

Bibliothèque et Archives Canada conserve les listes électorales pour les élections fédérales créées par le directeur général des élections du Canada (RG 113) de 1935 à 1983. Ces listes électorales sont classées selon le nom de chaque district électoral à l'intérieur de chaque province et territoire. L’information contenue comprend principalement le nom d’une personne et son adresse. Par la suite, pour chaque district électoral, les listes sont classées par bureau de vote. Les cartes électorales du Canada publiées en 1895 peuvent être consultées en ligne, ce qui aide pour l’utilisation des documents du recensement du Canada de 1901.

Quant aux cahiers de scrutin, plusieurs ont été conservés par BAnQ et quelques-uns seraient également en la possession de Bibliothèque et Archives Canada (RG 4, B 72).

La Commission de toponymie du Québec

La base de données TOPOS sur le Web. Noms et lieux du Québec de la Commission de toponymie du Québec contient de l’information sur plus de 248 000 noms de lieux du Québec. Le moteur de recherche permet notamment d’effectuer une recherche par patronyme.

- Pour chaque toponyme, on indique le type d’entité, la municipalité régionale de comté, la municipalité, la région administrative, les coordonnées géographiques (i.e., la latitude et la longitude) et la référence au numéro de la carte de la série topographique nationale à l’échelle du 1 : 50 000.

La Commission de toponymie a également publié Noms et lieux du Québec. Dictionnaire illustré. Québec, Les Publications du Québec, 1994, 925 p.

Les archives du réseau de l’éducation

Les listes d’étudiants, les bottins des finissants, les relevés de notes, les cahiers d’appels, les diplômes sont généralement conservés par les institutions d’enseignement qui les ont produits ou émis. BAnQ ne conserve que quelques relevés, entre autres pour certaines écoles normales ou techniques. Une partie des rapports d’inspecteurs d’école ont été conservés dans le fonds du ministère de l’Éducation (E13), série Correspondance générale du Département de l’Instruction publique (1842-1964), déposé au Centre de Québec de BAnQ.

Les archives municipales

Sauf à Québec et à Montréal, le réseau municipal se met en place au milieu du XIXe siècle. Les rôles d’évaluation et de perception, les procès-verbaux des réunions du conseil municipal et les documents relatifs à la voirie peuvent fournir des informations utiles aux généalogistes.

Les archives fédérales

En vertu de l’Acte de l’Amérique du Nord britannique de 1867, le gouvernement fédéral gère plusieurs domaines qui offrent un potentiel généalogique : divorces, citoyenneté ou naturalisations, immigration (listes de passagers, etc.), Armée, Autochtones, ou poste. Le Centre canadien de généalogie offre une bonne description de ces séries documentaires.
Une base de données relative aux bureaux et aux maîtres de poste est disponible sur ArchiviaNet de Bibliothèque et Archives Canada; les données qui y sont contenues concernent le nom de la personne, son service militaire, sa date de naissance, sa date d’entrée en fonction, sa date de départ et le motif de son départ.

Dernière modification le jeudi, 04 juillet 2013 10:55

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